Begrijpt jouw oma je offerte eigenlijk wel?
Als je een offerte maakt voor een aanbesteding of een offerteaanvraag wil je dat de opdrachtgever jouw offerte het beste onthoudt. Jouw offerte dient daarom op te vallen als je teksten het makkelijkst te lezen en te onthouden zijn. Dit bereik je door normale taal en woorden te gebruiken. Woorden die daardoor begrijpelijk zijn voor de lezer, waar hij niet over de betekenis hoeft na te denken of er zelfs onbewust een andere betekenis aan geeft dan dat jij bedacht hebt tijdens het schrijven.
In een offerte kan je uiteraard niet alles in zulke woorden uitleggen, je hebt het immers over specifieke technische zaken. Maar hoe zorg je ervoor dat je onnodige technische begrippen en ingewikkelde schrijftaal niet gebruikt?
Daar is een hele simpele techniek voor de 7-W methode
7-W
De 7-W methode is gebaseerd op de open vragen methode. Bij deze methode stel je je zelf constant een van de volgende open vragen:
- Waarom schrijf ik dit?
- Wat bedoel ik hiermee?
- (Op) Welke wijze ga ik de opdracht uitvoeren?
- Waarmee ga ik dit doen?
- Wie gaat dit doen?
- Waar ga ik dit doen?
- Wanneer ga ik dit doen?
Werkwijze, schrijf je offerte en lees de tekst per “alinea” na. Stel jezelf dan bij elke alinea een of meer open vragen. Geef vervolgens aan jezelf het antwoord op je W-vraag, gewoon zoals je het iemand anders zou uitleggen. Grote kans dat het dan een duidelijkere uitleg is dan de zinnen die je op papier had gezet. Je offerte schrijf je vervolgens weer op in de uitleg die je jezelf hebt gegeven. En voilà, de zinsbouw en de woordkeuze zijn plots een stuk logischer geworden!
De oma-test
Natuurlijk is dit niet eenvoudig, want je bent zelf immers specialist dus je snapt de moeilijke woorden die je opschrijft en waarom je bepaalde zaken in een bepaalde volgorde uitlegt. Hiervoor kan je de oma-test doen. Deze test is ontwikkeld door de oprichters van Innocent (van de fruitsmoothies). Zij wisten niet zeker of ze een goed en logisch businessplan hadden, dus besloten ze dit te testen. Door het businessplan door hun oma’s te laten lezen. Pas als die het zouden begrijpen, zou het een goed businessplan zijn. En met succes, want inmiddels worden hun smoothies in heel Europa verkocht.
Doe dit ook met je offerte! Schrijf je offerte, laat het lezen door iemand die niet technisch is en vraag hen om aan jou uit te leggen wat er gaat gebeuren.
Pas als ze het goed begrijpen wordt dit een succes. Leggen ze het niet goed uit? Terug naar je offerte! Ga nog eens goed puzzelen op de moeilijke woorden die je gebruikt en schrijf het vooral niet te ingewikkeld op!
Door je offerte op deze manier in normale woorden op te schrijven, weet ik zeker dat je een prettiger leesbaar stuk krijgt en dat de opdrachtgever beter begrijpt wat er staat. En dat is uiteindelijk wat je wilt, toch?
